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Crear y gestionar perfiles de Outlook.

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Cuando tienes un problema en Outlook, que no puedes arreglar reparando el pst, o limpiando cache, lo más fácil de probar es crear un nuevo perfil de correo. Porque que se dañe el perfil es algo relativamente frecuente.
También en el caso en que se quiera diferenciar en Outlook los perfiles ya sea porque sea 2 personas o dos empresas diferentes.

Cómo crear y gestionar un perfil en Outlook.

Para poder gestionar los perfiles tenemos que abrir el menú adecuado.

Hay tres maneras de hacerlo:

  • Desde el antiguo Panel de Control de Windows. Si buscamos en el cuadro de búsqueda Panel de Control, aparecerá esta opción. Lo abrimos y tenemos que buscar o «Correo» o «Mail» . Pinchamos en el que de un resultado y aparecerá el menú que buscamos.
  • Podemos hacerlo desde Outlook entrando en Archivo>Configuración de la cuenta>Administración de Perfiles.
  • La última opción es arrancando el administrador por comando. En el cuadro de Búsqueda de Windows o en Inicio>Ejecutar ponemos outlook.exe /manageprofiles

Una vez tengamos el menú, pinchamos en Mostrar Perfiles y ahí podemos Añadir Perfil.
El perfil necesita tener una cuenta de correo. La añadimos (la antigua si estamos reparando o una nueva si es para diferenciar), y tendremos un nuevo perfil creado.
Justo debajo está la opción para configurar qué perfil coge Outlook a arrancar. Podemos pedir que pregunte, y entonces antes de arrancar Outlook solicitará con cual queremos iniciar, o poner uno por defecto.

Aquí explicamos todo un poco con más detalle.

Cómo eliminar o cambiar el orden de las páginas en un documento pdf con Acrobat Reader

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En ocasiones queremos cambiar el orden de las páginas, o eliminar alguna página en un documento pdf. Y no tenemos Acrobat Writer (el Acrobat versión Pro).

Ya os comentamos que con las nuevas versiones de Office los pdf ahora se editan fácilmente. Pero si no tienes esas versiones, o tienes problema os dejamos un truco usando Acrobat Reader.

Eliminar o cambiar el orden de páginas pdf con Acrobat Reader.

En el vídeo os enseñamos el truco. Se trata de imprimir el documento de nuevo en una impresora pdf (Microsoft tiene una o las tienes gratuitas en Internet) con el orden de páginas deseado o eliminando la que no queremos.

Nota: si tienes las páginas numeradas esto no funciona bien porque la numeración permanece.

Cómo añadir una firma a un documento pdf con Acrobat Reader. Gratis

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En ocasiones tenemos un documento pdf que queremos firmar. Ya sea para enviar a clientes o por temas legales. Hay gente que edita el pdf, o lo firma y lo escanea de nuevo. Es más fácil porque Acrobat Reader permite esta funcionalidad de manera gratuita. Esto también permite añadir una imagen.

Cómo añadir una firma a un documento pdf con Acrobat Reader gratis.

Para añadir la firma a un documento pdf sólo tienes que abrirlo con Acrobat Reader y, en el panel de la derecha, escoger la opción de Rellenar y Firmar.

Desde esa opción sólo tenemos que escoger la foto (nosotros la hemos descargado de una foto de móvil) y añadirlo en el sitio y con el tamaño que queramos.

Aquí os dejamos el proceso.

Quitar las líneas discontinuas alrededor del texto en Word para Mac

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Otra «cosa rara» que le ha aparecido a un cliente. ¿Cómo es posible que los clientes que menos saben, consigan hacer cosas que nosotros, que trabajamos en esto todos los días, ignorábamos que se podían hacer?

En el caso de hoy, una cliente con Mac nos llama porque le aparecen líneas discontinuas alrededor del texto en Word. Al abrir un documento nuevo o documentos antiguos. Y no puede quitarlas. Os dejamos una imagen de ejemplo.

Cómo quitar esas líneas de puntos alrededor del texto en Word para Mac.

Parece ser que es una opción que está activa. Tienes que ir a la barra de menú, Word > Preferencias > Vista y ahí,

en la columna de la derecha, verás una opción marcada que pone Límites de Texto.

Desmárcala y ya lo tienes solucionado.

Fácil…pero te puedes pasar horas buscando y probando.

Truco en Word. Escribir en cualquier parte del documento con sólo dos clics.

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Hoy os dejamos un truco muy simple, pero seguramente, tras verlo, os pasará como a nosotros, que diréis ¿así de fácil? Cuando creáis un documento de Word y escribís algo, seguro que para luego moveros a otra parte del documento creáis espacios o dais al Enter. Con este truco no es necesario.

Cómo escribir en cualquier parte de un documento de Word con sólo dos clics.

Pues eso, con sólo dos clics. Si hacéis doble clic en cualquier parte de un documento de Word, podréis escribir en dicha parte. Sin orden necesario. Word os coloca el cursor ahí y os deja escribir.

Y tranquilos, nosotros también estamos pensando en la de horas que hemos estado dando a la tecla de espacio para movernos por un documento. ¿Por qué no nos dicen estas cosas antes?

 

Cómo cambiar el delimitador de campo al exportar a csv desde Excel

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Cuando exportamos un fichero desde Excel a csv (comma separated value), y nuestro ordenador está en español, el delimitador por defecto es el punto y coma. En ocasiones tendremos que cambiar esto, o porque lo exija el programa destino, o porque nuestros campos incluyan puntos y coma. Hoy os enseñamos a hacerlo.

Cómo cambiamos el delimitador.

Este campo viene dado por Windows, y no por Excel. Excel lo coge de la configuración regional, de un campo que se llama Separador de Lista . Dicho campo está en:

Región e Idioma > Opciones adicionales de fecha, hora y configuración regional > Región >Cambiar formatos de fecha, hora o número > Configuración adicional.

En este vídeo os enseñamos a cambiarlo, con ejemplos para que veáis el proceso.

Cómo abrir y editar ficheros pdf en Word y Libre Office

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Una consulta recurrente en muchos clientes es cómo editar un pdf. Antes esto sólo se podía hacer con Adobe Writer (muy caro), o soluciones alternativas (de escritorio u online) que no daban resultados óptimos.

Pero desde las últimas versiones de Office (2016) los resultados al abrir un pdf con Word son excelentes. Casi perfectos. Mantiene el formato muy bien, importa las imágenes y convierte casi todo el texto. Hemos hecho muchas pruebas y los resultados son inmejorables.
En Libre Office también se puede abrir con Libre Office Draw, aunque lo abre como un diseño, más que como un documento (Adobe Writer también lo hace así) y

Os mostramos un ejemplo con un documento nuestro sencillo.

Ejemplo de editar un pdf en Word.

 

¿Es mejor comprar Office de escritorio u Office 365?

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Una pregunta que nos hacen muchos clientes, tras la aparición de Office 365: ¿que me conviene más comprar, Office de escritorio u Office 365? Vamos a intentar aclarar el tema (porque es complicado, en algunos puntos hasta para los técnicos).

¿Que versiones de Office existen?

Primero hay que saber qué estamos comparando. En la fecha en la que escribimos el artículo disponemos de Office 2016 (este año debería salir la 2019) y Office 365.

Office 2016 versión escritorio.

Es la versión más reciente de la suite ofimática de Microsoft para Pc y Mac. :

  • Es de pago único.
  • Normalmente la licencia es por ordenador.
  • Incluye actualizaciones de seguridad pero no cambios a versiones superiores.
  • Viene en las siguientes versiones, cada una incluye programas diferentes: Hogar y Estudiantes (alrededor de 150€), Hogar y Empresas (unos 279€), Professional (unos 539€) y Professional Plus (difícil de adquirir salvo por grandes empresas y las licencias que venden online suelen ser de dichas empresas vendidas de modo fraudulento).
  • Para más de 5 licencias recomiendan las licencias por volumen.

Office 365.

La versión online de Office. Características:

  • Pago mensual (algo más caro) o anual (los precios indicados en la imagen).
  • Licencia por usuario (hablaremos de esto más abajo porque muchos hacen una «trampa»).
  • Las versiones Empresa y Empresa Premium permiten descargar la versión de escritorio con esa licencia. Si se cancela la licencia de 365 la versión de escritorio pasa a «modo lectura» sin permitir editar.
  • Existen versiones a precios diferentes para Pequeñas Empresas (las mostradas en la imagen), para Empresas, para Educación, para ONG, para Administración Pública y para Hogar.
  • Incluye actualizaciones y cambios de versiones.
  • FAQ sobre Office Empresa.

Preguntas frecuentes.

Ventajas de la versión de Escritorio.

  • Es sólo un pago, no tienes que estar pagando todos los meses o año.
  • Es por PC, da igual la cantidad de gente que lo use.

Desventajas de la versión de Escritorio.

  • Si sale una nueva versión de Office tienes que pagar de nuevo. Aunque hay opciones de renovación etc.
  • Sólo puedes usarlo en un dispositivo. Más usos y te cancelan la licencia.
  • No tienes todos los programas. La Hogar y Estudiantes sólo tienes Word, Excel, PowerPoint y One Note (¿?) y la Hogar y Empresas añade Outlook. Si quieres Access tienes que ir a la versión Professional.

Ventajas de la versión online Office 365.

  • Tienes versión online y además versión en escritorio en casi todas las versiones de 365. Siempre actualizado.
  • Sabes que la versión online cumple con la normativa (RGPD etc).
  • Puedes trabajar offline.
  • La versión 365 Home proporciona una licencia «válida para cinco equipos», lo use quien lo use. Así que puedes compartirla con tu familia.
  • La versión 365 Empresa proporciona una licencia «válida para 5 teléfonos, 5 tabletas y 5 PC» por usuario. Lo que te permite tenerlo en tu ordenador del trabajo, de casa, tu móvil etc. El usuario es el correo de Microsoft con el que actives la licencia. Y de aquí una trampa que veremos en el punto siguiente.
  • Casi todas las versiones incluyen Outlook y Access.
  • Tiene servicios añadidos como espacio en One Drive (lo que te permite copias de seguridad etc) o Skype.
  • Servicios añadidos de colaboración.

Desventajas de la versión online Office 365.

  • Estás arrendando Office, tienes Office en alquiler. Vamos que no paras de pagar por el uso.
  • Las licencias de empresa no responden bien a empresas modernas donde se comparten equipos. En muchas empresas los equipos se pueden compartir entre 5,10 0 50 empleados. Hay mucha movilidad. En este caso no valen las licencias por usuario y habría que comprar las licencias por volumen (que suelen ser por PC) más caras. Pero parece una contradicción una versión online que no facilite el uso de equipos.

Comparativa de la versión escritorio con la Hogar de 365.

Trampas que hacen los usuarios que no son legales (aunque te permiten funcionar con la licencia).

Hay empresas y usuarios que hacen las siguientes triquiñuelas para evitar adquirir las licencias que deberían por ley. No son válidas y no aguantarían una inspección, pero permiten usar Office.

  • Adquirir una licencia de Office 365 Hogar para la empresa. Lo hacen porque cada licencia hogar permite 5 equipos con diferentes usuarios. Es decir pueden usarlo 5 usuarios con 5 cuentas de Microsoft.
    Problemas.
    1) La licencia de Hogar no es para uso comercial, estás infringiendo el uso si la usas en una empresa.
    2) La licencia Hogar no permite personalizar tu correo con tu dominio empresarial.
    3) Si compras más licencias Hogar por usuario no aumentan el número de equipos, aumenta el tiempo. Así que si tienes una licencia Hogar por un año en el usuario X y compras otra bajo ese usuario tienes para 5 equipos por 2 años, no para 10 equipos u año.
  • Instalar las 5 licencias de Office 365 Empresa en 5 pcs con usuarios distintos.
    Esto es bastante común en empresas. Se adquiere una licencia de empresa y se instala en 5 equipos que están usando diferentes usuarios. Esto no es legal, las condiciones de uso declaran claramente que la licencia es por usuario. Algunos lo estiran e incluso hay dudas entre los expertos y los comerciales locales de Microsoft. Muchos dicen que se puede hacer. Pero no parece haber dudas, la licencia es por usuario. Si hay 2 usuarios usando un equipo, deberían ser dos licencias. Aún así, funciona.
    Tiene, eso sí, un problema. Si se intenta colaborar desde esos 5 equipos en un mismo documento online, obviamente hay problemas y no se ve bien quién lo está manejando (para el sistema es el mismo usuario).

Conclusión….¿cual es mejor?

Bueno… lo siento pero esa respuesta no es nunca simple. Depende de tus necesidades y tu poder económico. Nosotros te explicamos los pros y las contras y decides tú. Eso sí:

  • Office suele durar bastante en el tiempo. Todavía hay gente usando Office 2007 (del 2006, hace 12 años). Así que si no necesitas mucho la licencia de escritorio tiene sentido y se puede amortizar.
  • Eso si, si necesitas Outlook o Access la licencia de escritorio no es barata.
  • La licencia de 365 tiene sentido si quieres comprar licencia para tu hogar, o si colaboras mucho en tu empresa.
  • Pero si en tu empresa se comparten ordenadores…. Microsoft lo complica y no es sencillo ni barato.
  • La licencia de 365 te da funciones online adicionales, y versión online y escritorio.
  • La licencia de 365 te obliga a un pago durante toda la vida del programa.
  • Siempre puedes usar LibreOffice o similares.

Un ejemplo para que os hagáis una idea:

Si necesitáis, por ejemplo, 5 licencias de Office versión escritorio con  Outlook y sin Access sería unos 1400€ con escritorio. Pago único.
En Office 365 serían unos 640€ al año por 5 usuarios (pero permite Access ,nuevas versiones de Office y cada licencia 5 instalaciones por ejemplo para móvil o casa).
Ahora…decidís vosotros.

Cómo crear una lista desplegable en Excel

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Hoy os dejamos un vídeo, parte de nuestros cursos de ofimática, en estos casos nuestros cursos de Excel.  Estos cursos los realizamos en colaboración con Smyth Academy en modo tanto presencial como online.

El tema del vídeo de hoy es cómo crear una lista desplegable en Excel.

En ocasiones queremos limitar los valores que pueda introducir el usuario de un fichero de Excel. Se puede limitar de varias maneras, otros días explicaremos otras, y una de ellas es una lisa desplegable. Al usuario le aparecerá una flecha al pinchar en la celda y, tras hacer clic en esa flecha, se le desplegará una lista de valores que podrá elegir.

Cómo crear la lista.

Para crear la lista:

  • selecciona las celdas donde quieres activar la lista desplegable.
  • Ve a Datos > Validación de Datos.
  • En Criterio de Validación > Permitir escoger Lista.
  • En Origen tenemos que decirle a Excel dónde están los valores a mostrar. Podemos hacerlo de tres maneras básicas:  a) elegir los valores de otra hoja (u otro fichero). b) Elegir los valores de un nombre que se haya asignado a un rango de celdas. c) Poner los valores a mano separados por punto y coma (en inglés por comas).

Vídeo que muestra el proceso.

File Stream de Drive: el sustituto de Google Drive para empresas

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Algunos de los que estéis usando G Suite y Google Drive (como cliente de escritorio) ya habréis recibido el aviso que dejará de soportarse. La aplicación que recomienda ahora Google es su File Stream de Drive.

En su proceso de eliminación de Google Drive, Google a sacado dos productos. Copia de Seguridad y Sincronización, de la que ya os hablamos y que está pensada como solución de copia de seguridad, y File Stream, de la que os hablamos hoy y pensada para editar ficheros en la nube.

File Stream es la recomendada para usuarios de G Suite, ya que permite abrir ficheros de Google Drive. La gran novedad es que ya no copia los ficheros a tu disco duro (lo que usaba espacio) sino que los abre en streaming. Si son de formato Google abre el navegador, si son de un formato que tu ordenador pueda abrir (Excel, pdf etc) los abre con tu cliente de escritorio. Pero nunca los descarga.

La idea es trabajar como con un servidor (en este caso la nube). Es decir varios clientes conectados a ese recurso en Internet pero sin tener los ficheros en local.
Aún así, si que premiten esa opción porque puedes marcar una carpeta, o la unidad entera, para «abrir sin conexión«.

Puedes descargar el programa, para Windows o Mac, aquí. Los adminsitradores de G Suite también pueden habilitarlo (o no) para la red.

Aquí os dejamos este vídeo explicando esta nueva herramienta de Google. Recordad que son lentejas, hay que migrar a una de las dos soluciones anteriores (o ambas) antes de Marzo.

En otro artículo compararemos ambas soluciones e intentaremos explicar cuándo usar cada una.